La Facturarea electronică obligatorie între companii și profesioniști Nu mai este doar un proiect: cadrul său legal este practic definit, iar timpul ticăie. Dacă dețineți o mică afacere, sunteți liber profesionist sau conduceți o companie mare, ceea ce va fi aprobat în următoarele luni va schimba cu siguranță modul în care facturați.
Deși încă nu există o dată fixă pentru implementarea completă, Decretul Regal care dezvoltă Legea Creează și Crește, proiectele de reglementare, Amânarea Verifactu Iar reglementările privind software-ul antifraudă stabilesc un calendar destul de clar. Este înțelept să îl urmărim pentru a evita întârzierile și, mai presus de toate, să profităm de această reformă ca de o oportunitate de a automatiza și de a obține controlul asupra încasărilor și plăților.
Cadrul juridic pentru facturarea electronică B2B obligatorie
Piatra de temelie a acestei schimbări este Legea 18/2022 privind înființarea și dezvoltarea societăților comerciale (Legea Create and Grow). Această lege generalizează utilizarea facturării electronice în tranzacțiile dintre companii și profesioniști, adică în sfera B2B, cu scopul de a reduce întârzierile la plăți și de a îmbunătăți trasabilitatea plăților.
Legea „Creați și Creșteți” a inclus obligația de a un articol și o dispoziție finalăCu toate acestea, aproape toate detaliile practice au fost lăsate în așteptarea dezvoltării reglementărilor: formate, platforme de schimb, comunicarea stării facturilor și calendarul exact de implementare.
Această dezvoltare este concretizată în Decretul regal 238/2026, din 25 martie, publicat în BOE din 31 martie 2026. Acest Decret Regal dezvoltă sistemul obligatoriu de facturare electronică între întreprinderi și profesioniști și modifică Regulamentul de facturare aprobat prin Decretul Regal 1619/2012.
Obiectivul Decretului Regal este de a defini cerințe tehnice și informaționale a sistemului de facturare electronică B2B din Spania, precum și condițiile pe care trebuie să le îndeplinească platformele private și soluția publică de facturare electronică care va fi gestionată de Agenția de Stat pentru Administrarea Fiscală (AEAT).
În plus, textul este coordonat cu alte elemente cheie ale noului ecosistem de facturare: Legea antifraudă 11/2021, modelul de software de facturare certificat și sistemul voluntar Verifactu, care, deși progresează în paralel, are o abordare diferită și propriul calendar.
Când intră în vigoare Decretul Regal și care este aplicarea sa efectivă?
Decretul Regal 238/2026 Intră în vigoare la douăzeci de zile de la publicarea sa în BOE (Monitorul Oficial al Statului).Totuși, asta nu înseamnă că, din acea zi înainte, toate companiile trebuie să factureze electronic în mediul B2B: implementarea efectivă este amânată și condiționată de pași suplimentari.
Mai exact, regula se referă la o Ordinul Ministerial (OM) al Finanțelor care trebuie să dezvolte aspectele mai tehnice ale soluției de facturare publică și informațiile care trebuie transmise Agenției Fiscale Spaniole (AEAT). Calendarul propriu-zis al obligațiilor începe odată cu intrarea în vigoare a prezentului Ordin.
Termenele limită sunt stabilite, în general, în 12 și 24 de luni de la intrarea în vigoare a OM pentru obligația de facturare electronică și, pe orizonturi mai lungi (36 și 48 de luni în unele regimuri tranzitorii), pentru obligațiile de raportare a stării facturilor.
Guvernul se așteaptă ca acest Ordin Ministerial este publicat înainte de 1 iulie 2026Dacă acest calendar este respectat, obligațiile pentru companiile mari ar urma să fie activate în jurul anului 2027, iar pentru restul afacerilor pe parcursul anului 2028, deși datele exacte vor trebui confirmate la publicarea oficială a Ordinului Ministerial.
Programul oficial de implementare B2B în funcție de dimensiunea companiei
Schema generală de adaptare deja inclusă în Decretul Regal și în cele mai recente proiecte este etapizată și se axează pe volumul tranzacționării din anul calendaristic precedent, calculat în conformitate cu articolul 121 din Legea TVA.
Principalele etape ale obligației de a emite și primi facturi electronice între întreprinderi și profesioniști sunt următoarele:
- 12 luni De la data intrării în vigoare a Ordinului Ministerial: obligație pentru întreprinderile și profesioniștii cu o cifră de afaceri care depășește 8 milioane de euro pe an.
- 24 luni De la data intrării în vigoare a Ordinului Ministerial: obligație pentru restul proprietarilor de afaceri și profesioniștilor, inclusiv majoritatea IMM-urilor și a persoanelor care desfășoară activități independente.
Unele versiuni anterioare au folosit referințe ușor diferite (de exemplu, calcularea numărului la un an după publicarea OM), dar schema finală include în esență Un an pentru echipele mari și doi pentru restul, calculând de la intrarea în vigoare a ordinului respectiv.
Dacă publicarea Ordinului Ministerial este confirmată înainte de 1 iulie 2026, termenele aproximative luate în considerare de sector ar fi:
- Iulie de 2027Întreprinderile cu o cifră de afaceri de peste 8 milioane de euro ar începe să fie obligate să emită și să primească facturi electronice B2B.
- Iulie de 2028Obligația s-ar extinde la restul companiilor și profesioniștilor.
Este important să înțelegeți că, începând cu aceste date, facturile B2B în format hârtie, Word, Excel sau PDF fără structură nu vor fi acceptate. va înceta să mai fie valabil ca format standard în relațiile dintre întreprinderi din Spania, deși acestea vor fi în continuare posibile în relațiile dintre întreprinderi și consumatori (B2C) și în cazurile de scutire detaliate în regulamentul în sine.
Obligația de raportare a stării facturilor
Una dintre inovațiile majore ale noului sistem este că nu se oprește la emiterea electronică. Introduce o trasabilitate completă a ciclului de viață al facturii, cu obligația de a raporta cu privire la stările lor cele mai relevante.
Regulamentul prevede că comunicarea trebuie să fie electronică, într-un mod termen maxim de 4 de zile calendaristice (cu excepția zilelor de sâmbătă, duminică și a sărbătorilor legale naționale), fiecare etapă cheie a proiectului de lege:
- Emiterea facturii.
- Recepție și acceptare sau respingere (totală sau parțială, dacă se optează pentru raportarea și a acestui caz comercial).
- Plată integrală în numerar, cu data indicată.
- Opțional, plată parțială, sumă și cesiune către terți pentru încasare sau plată, cu identificarea cesionarului.
Aceste informații pot fi comunicate prin intermediul soluție publică de facturare sau platforme privateÎn funcție de caz, dar respectând întotdeauna termene foarte scurte. Acest lucru va obliga companiile și persoanele fizice autorizate să mențină un sistem de gestionare a trezoreriei și a creanțelor mult mai digitalizat și actualizat, inclusiv gestionarea plăților pentru SEPA.
Mai mult, este planificat regimuri tranzitorii În ceea ce privește obligația de raportare a stării plăților în cadrul companiilor din afara SII: de exemplu, se menționează 36 de luni de la aprobarea regulamentului pentru antreprenorii cu o cifră de afaceri mai mică de 6 milioane de euro și 48 de luni pentru anumiți profesioniști, deși aceste cifre pot fi modulate în funcție de formularea finală a OM.
Soluție publică de facturare electronică și platforme private
Noul sistem spaniol de facturare electronică B2B se bazează pe două canale principale de schimb:
- Platforme private de facturare electronicăgestionate de companii tehnologice sau entități de servicii.
- Soluție publică de facturare electronică, gratuit și gestionat de AEAT.
Soluția publică trebuie să fie disponibilă cel puțin două luni înainte prima aplicare efectivă a Decretului Regal pentru întreprinderile și profesioniștii care trebuie să emită și să primească facturi electronice. Această platformă publică va îndeplini, de asemenea, funcțiile de depozit central a tuturor facturilor electronice și a extraselor de cont raportate, în conformitate cu planul anual de control fiscal și vamal al AEAT.
Dacă schimbul are loc în întregime prin intermediul unor platforme private, va fi necesar ca o copie a fiecărei facturi este depusă automat în soluția publică de facturare electronică. În acest fel, Agenția Fiscală Spaniolă (AEAT) va avea întotdeauna acces la informațiile structurate, chiar dacă firmele schimbă facturi prin canale private.
Pentru a se asigura că nicio companie nu este „captivă” unei singure platforme, regulamentul consolidează interoperabilitate și interconectare între platforme privateÎn plus, atunci când o companie primește facturile sale electronice, în totalitate sau parțial, prin intermediul unei platforme private, aceasta trebuie să facă public punctul său de intrare a facturilor (de exemplu, pe site-ul său web sau în comunicările cu furnizorii). Dacă nu face acest lucru, se va presupune că punctul său de intrare este soluția publică proprie a autorității fiscale.
Definiția și formatul noii facturi electronice obligatorii
Decretul Regal 238/2026 și textele tehnice aferente definesc facturarea electronică B2B obligatorie ca fiind citire automată a fișierului structuratNu este un simplu document vizual precum un PDF simplu, ci un fișier conceput astfel încât mașinile să poată citi și procesa datele fără ambiguitate.
Factura trebuie ajustată la Modelul european de date semantice EN 16931 și să utilizeze unul dintre formatele electronice structurate acceptate, printre care se remarcă următoarele:
- XML CEFACT/ONU.
- UBL.
- EDIFACT.
- Facturae (format oficial spaniol bazat pe XML).
Aceste formate permit structurarea unor câmpuri precum numere de identificare fiscală, baze impozabile, cote de impozitare, sume TVA, descrieri de bunuri sau servicii, termene de plată, reduceri etc., astfel încât Nu există interpretări libere conform software-ului a fi folosit.
În termeni practici, aceasta înseamnă că facturile din hârtie, Word, Excel sau PDF nestructurat Acestea nu vor mai fi valabile ca format standard pentru tranzacțiile B2B în Spania odată cu intrarea în vigoare a obligației, deși vor fi în continuare permise în B2C sau în alte cazuri neafectate de Legea Crea y Crece.
Rolul formatului Facturae și impactul său asupra unor sectoare precum transportul
Printre formatele acceptate, factura fiscala Ocupă un loc deosebit de important în Spania. Este modelul oficial de factură electronică, utilizat pe scară largă în relațiile cu Administrația și din ce în ce mai prezent în sectoare precum transportul și logistica.
Facturae se bazează pe un fișier XML structurat, în prezent versiunea 3.2.2, definit de Ministerul Afacerilor Economice. Fiecare element de date are un o locație specifică și reguli stricte de validareAcest lucru reduce erorile, respingerile și discrepanțele în ceea ce privește sumele sau liniile facturate.
În lanțurile de transport și logistică, lucrul cu Facturae și alte formate structurate permite Automatizați citirea facturilor prin TMS, sisteme ERP și platforme logisticepentru a simplifica urmărirea impozitelor și a minimiza litigiile care decurg din formate neclare.
Pentru acest sector, implementarea facturării electronice B2B obligatorii se suprapune cu alte cerințe, cum ar fi Verifactu sau cerințele software antifraudă, astfel încât multe companii de transport accelerează deja schimbarea pentru sincronizarea datelor de facturare cu documentația logistică (comenzi de transport, avize de livrare, eCMR etc.).
Cine este obligat să respecte și principalele excepții
Obligația de a utiliza facturarea electronică vizează toate tranzacțiile dintre companii și profesioniști pe teritoriul spaniol (relații B2B). Cu alte cuvinte, ori de câte ori o parte este o companie sau o persoană fizică care desfășoară activități independente, iar cealaltă acționează și ea ca atare, regula generală va fi emiterea și primirea facturilor electronice structurate.
Următoarele operațiuni sunt excluse în prezent:
- B2C: relațiile cu consumatorii sau clienții finali, unde facturarea electronică obligatorie nu este necesară.
- În care una dintre părți nu are un sediu central sau un sediu permanent în Spanianici domiciliul sau reședința obișnuită în scopul operațiunii.
- Anumite facturi simplificate sau operațiuni specifice pe care ministrul le poate exclude prin regulament.
- Facturi emise voluntar fără obligația de facturare, în anumite cazuri.
În plus, obligația nu afectează pe toată lumea în același mod și în același timp. Companiile cu o cifră de afaceri de peste 8 milioane de euro vor fi admise primele.Apoi va fi încorporată restul structurii afacerii, iar în final se va îndeplini obligația de a trimite extrasele de cont în termenele stabilite.
Relația dintre facturarea electronică B2B și Verifactu
Implementarea simultană a mai multor reforme a generat multă confuzie. Pe de o parte, există Facturare electronică B2B obligatorie derivat din Legea Creează și Crește; pe de altă parte, sistemul Verificat și software-ul antifraudă din Legea 11/2021.
Verifactu a fost creat cu un scop diferit: combate frauda fiscală Acest lucru asigură faptul că sistemele de facturare garantează integritatea înregistrărilor și, acolo unde este cazul, transmit automat informațiile către Agenția Fiscală Spaniolă (AEAT). Utilizarea sa de către companii și persoane fizice autorizate este voluntară (deși utilizarea unui software certificat va fi obligatorie în anumite intervale de timp).
În schimb, facturarea electronică B2B urmărește în principal combaterea întârzierii la plăți și îmbunătățirea termenelor de platăoferind transparență completă în ceea ce privește ciclul de viață al fiecărei facturi. În ambele cazuri, fișierele sunt trimise către Agenția Fiscală Spaniolă (AEAT), dar structura, conținutul și scopurile sunt diferite.
În ceea ce privește calendarul, Guvernul a Intrarea obligatorie a Verifactu a fost amânată până în 2027Menținând aceeași schemă de date, dar decalată cu un an, facturarea electronică B2B depinde de publicarea Ordinului Ministerial care dezvoltă Decretul Regal 238/2026. Aceasta înseamnă că termenele limită nu sunt perfect aliniate, deși multe companii vor profita de același proces de actualizare software pentru a se conforma ambelor.
Software de facturare certificat și termene limită antifraudă
Legea antifraudă din 2021 impune ca sistemele computerizate de facturare să respecte o serie de cerințe tehnice privind integritatea, trasabilitatea și controlulAceasta se traduce prin software certificat și, acolo unde este cazul, prin posibilitatea de a trimite date prin Verifactu.
Calendarul de implementare pentru aceste cerințe este implementat treptat și include, printre alte etape:
- 29 iulie 2025Producătorii și distribuitorii de software vor putea oferi doar programe de facturare certificate.
- 1 ianuarie 2027Contribuabilii de impozit pe profit (de exemplu, societățile cu răspundere limitată sau pe acțiuni) vor fi obligați să utilizeze programe software certificate, în urma amânării convenite de Guvern.
- 1 iulie 2027: restul părților obligate (persoane fizice, societăți civile etc.) trebuie să utilizeze și ele programe software certificate.
În paralel, Verifactu va fi activat ca sistem de depunere automată voluntară a înregistrărilor de facturare către AEAT. La nivel practic, acest lucru face ca anii 2025, 2026 și 2027 să fie ani de tranziție puternică, în care companiile și profesioniștii vor abandona vechiul model de facturare pentru a intra într-un mediu digital mult mai reglementat.
Situația actuală: de ce încă nu există o dată „închisă” și la ce să ne așteptăm
În prezent, nu este posibil să se dea o dată exactă la care facturarea electronică B2B va fi obligatorie pentru toate companiile, deoarece Textele finale ale Ordinului Ministerial lipsesc. care va dezvolta Decretul Regal și va specifica aspectele tehnice cheie.
Totuși, pe baza a ceea ce a fost deja publicat și a istoricului audierilor publice privind proiectele, se poate schița un scenariu probabil:
- În 2025 și 2026, proiectele de regulamente au fost ajustate și se așteaptă aprobarea Ordinului Ministerial care va dezvolta sistemul public de facturare electronică din Spania.
- Există posibilitatea ca acest Ordin Ministerial să fie publicat între sfârșitul anului 2026 și 2027, deși obiectivul politic este ca acesta să fie înainte de 1 iulie 2026.
- De la data publicării sale, Decretul Regal va intra în vigoare după 12 luni pentru companiile mari y 24 de luni pentru restul, cu obligații suplimentare de a depune facturi care ar putea ajunge până la 36 sau 48 de luni, în funcție de mărimea și natura părții obligate.
Organizațiile profesionale și asociațiile lucrătorilor independenți gestionează perspectivele pentru 2027 ca primul an efectiv de obligație pentru companiile cu venituri de peste 8 milioane și 2028 pentru restul, cea mai mare parte a implementării urmând să aibă loc în acești doi ani.
Cum să te pregătești: software, instruire și o tranziție graduală
Așteptarea până când obligația este iminentă este probabil cea mai proastă abordare posibilă. Companiile care se descurcă cel mai bine pariază pe o tranziție lină și anticipatăprofitând de marja de manevră oferită de reglementări pentru a adapta procesele și instrumentele.
Un prim pas cheie este Alegerea unui software bun de facturare și contabilitate Compatibil cu formate structurate (Facturae, UBL etc.) și conform atât cu Legea Crea y Crece, cât și cu cerințele Legii antifraudă și Verifactu. În mod ideal, sistemul ar trebui să fie:
- Cu o interfață intuitivă și ușor de utilizat.
- Capabil să se integreze cu alte programe (ERP, CRM, TMS etc.).
- Flexibil, scalabil și, de preferință, bazat pe cloud pentru acces de oriunde.
- Capabil să automatizeze sarcini precum generarea comenzilor, avizelor de livrare, facturilor și urmărirea plăților.
Un instrument puternic este de puțin folos dacă echipa nu îl folosește corect. De aceea este important să se conceapă un planul intern de instruireIdentificarea cine facturează în cadrul companiei, ce sarcini îndeplinește și de ce instruire suplimentară are nevoie. Adesea, cel mai mare blocaj nu este tehnologia, ci obiceiurile de lucru.
De asemenea, este foarte recomandat să planificați o tranziție digitală progresivăNu este vorba despre schimbarea tuturor aspectelor dintr-o dată, ci despre înlocuirea treptată a proceselor pe hârtie sau PDF cu fluxuri de lucru structurate, revizuirea proceselor interne de aprobare și conectarea sistemului de facturare cu contabilitatea și platformele solicitate de clienți. În plus, este recomandabil să se ia în considerare finanțarea publică și Kitul digital pentru a facilita modernizările tehnologice.
În cele din urmă, este recomandabil să discutați cu clienții și furnizorii pentru a afla despre planurile lor. În multe cazuri, presiunea din partea marilor companii Aceasta va obliga IMM-urile și persoanele care desfășoară activități independente să treacă la facturarea electronică înainte de a fi obligate prin lege să facă acest lucru, pur și simplu pentru că altfel nu vor putea continua să opereze normal cu acești clienți.
Tot acest cadru de reglementare și tehnic duce la o idee foarte clară: cei care încep să facă mișcări acum se pot adapta cu calm, pot testa soluții, își pot instrui echipa și pot transforma ceea ce, pe hârtie, este o impunere legală într-o adevărată pârghie pentru eficiență, control al trezoreriei și îmbunătățirea relațiilor cu clienții și furnizorii, în timp ce cei care așteaptă până în ultimul moment vor fi nevoiți să implementeze schimbări critice contra cronometru, cu riscuri mai mari de erori, penalități și tensiuni operaționale.
