Ați cumpărat o mașină sau un serviciu care va fi furnizat în viitor? Dacă da, atunci probabil ați primit o factură proformă, fie online, fie prin poștă . Este un document folosit în multe afaceri și încă nu suntem complet clari în ceea ce privește scopul său sau când să îl folosim.
Dacă sunteți independent, oferiți servicii online sau dacă cumpărați produse sau servicii, ar trebui să știți ce este o factură proforma, cum este, când este utilizată, ce o deosebește de o factură normală și ce implică pentru cine emite și cine primește una. factură proforma.
Acest mic articol vă va spune tot ce trebuie să știți despre ele, astfel încât, la final, veți ști tot ce v-am spus și câteva alte lucruri care sunt la fel de importante.
Ce este o factură proforma?
O factură proformă este un fel de ciornă a unei facturi obișnuite, dar fără nicio valoare contabilă.
Servește la promisiunea livrării viitoare a unui produs sau serviciu către un client , căruia i se va emite apoi o factură normală cu aceleași date și cantități conținute în factura proformă.
Este un angajament din partea vânzătorului către cumpărător că acesta va furniza un produs sau un serviciu la un anumit preț.
De exemplu: o persoană din Jarandilla de la Vera caută o mașină online, un SUV, de exemplu, Nissan Juke.
Nu găsește niciunul în nordul Cáceres și găsește unul, la un preț excelent, în Alcalá de Henares, în Madrid, dar nu poate merge imediat, sau vânzătorul nu are încă mașina pregătită pentru livrare.
Pentru a se asigura că respectivul client va primi mașina la prețul găsit, vânzătorul sau dealerul le trimite o factură proformă pentru a garanta prețul și vânzarea mașinii.
Pe scurt: este un angajament comercial.
Pentru ce este o factură proforma?
Mulți confundă adesea o factură proforma cu o factură, dar nu este cazul.
Înainte de a putea explica puțin mai bine la ce servește, trebuie să știți că o factură proformă are aceeași validitate contabilă ca, de exemplu, un buget sau o ofertă de vânzare , adică nu are valoare în scopuri contabile, deci nu trebuie declarată emiterea vreunei facturi proforme.
Servește în principal pentru a proteja atât vânzătorul, cât și cumpărătorul în cazul în care prețul se modifică sau pentru a garanta valoarea unei tranzacții și este utilizat nu numai în achizițiile mici, ci și în tranzacțiile comerciale internaționale care implică cantități uriașe de bunuri și bani, pentru a documenta valoarea tranzacțiilor sau ca șabloane de oferte de vânzare.
Pentru cumpărător reprezintă garanția, la fel ca în exemplul anterior, pe care Nissan Juke îl va avea la prețul convenit, chiar dacă au trecut săptămâni, iar în acea perioadă prețul a crescut ... sau a scăzut. Ceea ce nu reprezintă pentru cumpărător este o garanție în cazul în care mașina se dovedește a fi defectă ... pentru aceasta se utilizează factura normală sau contractul.
Trebuie să fiți clar cu privire la diferență și dacă sunteți vânzător sau cumpărător, nu confundați niciodată obligațiile și tot ceea ce implică o factură proforma pentru ceea ce nu face, fără a o confunda vreodată cu factura.
Ce conține o factură proforma
Principalul motiv pentru care oamenii confundă adesea o factură proformă cu o factură obișnuită este că acestea conțin aceleași informații.
Singura diferență reală este că factura proformă trebuie să conțină în mod clar și vizibil titlul „PROFORMA ” în titlul documentului și poate fi sau nu numerotată sau paginată, la fel ca facturile.
Datele pe care trebuie să le conțină o factură proforma sunt următoarele:
- Titlul trebuie să aibă titlul „factură proforma”, clar și foarte vizibil
- Data emiterii facturii proforma
- Detalii despre furnizor:
- Denumirea comercială sau denumirea companiei
- NIF
- Contact
- Număr TVA comunitar
- Datele despre consumator:
- Numele complet sau numele companiei
- NIF, DNI sau NIE
- Contact
- Descriere clară și detaliată a mărfii sau serviciilor, clarificând cantitatea sau unitățile produsului
- Prețul unitar, prețul total și / sau moneda în care se efectuează tranzacția (rá)
- Asigurări, transport, suplimente etc.
- Numărul de pachete, greutatea brută, netul și volumul
- Modul de plată și condițiile
- Data valabilității documentului
Pentru tranzacțiile internaționale, atunci când sunt cele mai utilizate:
- Număr de identificare fiscală (în cazul operațiunilor comunitare)
- Comandă
- Originea mărfii
- Transport
- Data valabilității documentului
De asemenea, nu este necesar ca acesta să conțină o semnătură sau o ștampilă a companiei, cu excepția cazului în care clientul solicită ștampilarea facturii proforma.
Care este valabilitatea unei facturi proforma?
Există o problemă cu privire la validitatea unei facturi proforma.
Pur și simplu pentru că validitatea sa, așa cum am menționat, nu depășește caracterul informativ sau o propunere de vânzare, cum ar fi un buget sau o ofertă de vânzare trimisă unui client sau potențial client.
Nu servește ca dovadă a plății, sau pentru a cere ceva legat de factură sau ca document contabil.
Pentru ce este atunci? Este valabilă doar ca promisiune de a respecta prețul produselor sau serviciilor pe perioada de valabilitate cuprinsă în factura proforma.
Nu are altă valabilitate de niciun fel și este utilizat mai frecvent în tranzacțiile internaționale, atât în interiorul, cât și în afara Uniunii Europene, deși doar numele documentului se modifică.
Când puteți utiliza o factură proforma?
Deși principala sa utilizare este promisiunea livrării unui produs sau serviciu , nu este singura pe care o are, în scopuri practice, nelegale.
Imaginați-vă că nu sunteți sigur de datele clientului, de exemplu, vă lipsește ID-ul persoanei și adresa fiscală a acestuia și nu puteți comunica cu clientul, dar trebuie să trimiteți clientului un document, chiar dacă acesta v-a cerut o factură .
Deoarece nu are, din punct de vedere practic, nicio valabilitate, îl puteți folosi ca schiță.
Acesta îl trimite clientului dvs. sau dumneavoastră, în calitate de client, îl primiți cu date „false” sau de exemplu și, dacă ambii sunt de acord, clientul trimite datele lor corecte, acceptă prețurile și cantitățile și cheltuielile aferente, atunci, acum, da, puteți face factura finală normală.
Cu alte cuvinte, pe lângă faptul că servește drept promisiune de livrare, este o schiță pentru a evita „utilizarea” facturilor obișnuite , lucru pe care, după cum bine știi, nu îl poți emite pur și simplu fără motiv.
Dacă nu utilizați facturi proforma, ar trebui să le dați această utilizare. Dacă sunteți client, puteți solicita unul pentru a economisi timp în cazul în care doriți să vă gândiți mai bine la posibila achiziție sau contractare de servicii sau produse.
Furnizorul sau compania poate folosi, de asemenea, o factură proformă pentru a câștiga timp dacă rămâne fără facturi regulate. Aceștia vă pot trimite o factură proformă ca promisiune că o factură finală va fi livrată imediat ce o primesc, astfel încât, atunci când primesc din nou facturile regulate, să nu fie afectați de potențialele fluctuații de preț ale produsului(elor) sau serviciului(ilor) achiziționat(e).
Câteva exemple în care facturile proforma vă vor servi
Deși am menționat doar câteva utilizări ale facturii proforma, aceasta vă servește cu adevărat pentru mai multe lucruri decât vă imaginați.
Vă oferim câteva exemple în care facturile proforma vă vor fi de mare ajutor:
1.-Expedieri internaționale
În mod normal, facturile proforma sunt utilizate de vamă, în interiorul și în afara Uniunii Europene pentru a arăta valoarea mărfii care urmează să fie transportată.
2.- Subvenții și subvenții
Anumite subvenții, precum cele acordate noilor profesioniști independenți, necesită investiția anumitor sume în afacere și puteți prezenta o factură proformă pentru a le justifica.
3.- În operațiuni financiare
Atunci când cineva solicită împrumuturi, indiferent dacă este o companie sau o persoană fizică, persoana sau compania trebuie să facă anumite investiții și să o justifice ca garanție sau garanție, sunt prezentate facturile proforma corespunzătoare.
4.- Ca sistem de secțiuni
Unele companii folosesc acest document pentru a „separa” anumite produse. De exemplu, dacă un client nu are suficienți bani sau furnizorul nu are unitatea disponibilă, acesta poate servi ca sistem de rezervare, pentru a proteja volatilitatea produsului.
5.- Oferta de vânzare
În cele din urmă, am menționat-o, dar este o altă utilizare: oferta de vânzare. Puteți trimite oferte de vânzare sub forma unei facturi proforma, la un preț redus decât ceea ce oferiți restului și, în acest fel, vă obligați să respectați prețul în termenul oferit.
Concluzie
O factură proformă este o garanție că prețul va fi valabil pentru perioada pe care o prevede și nu are validitate contabilă sau altceva; este doar o promisiune. Cu toate acestea, o puteți folosi ca schiță și în multe alte scopuri, inclusiv în tranzacții internaționale, în special în vamă, atât în interiorul, cât și în afara Uniunii Europene.